Nasıl yani? Biz bu belgeleri hazırlarken bazen yetkililerden kerpetenle laf aldık, epeyce bir yazı okuduk. Bazı konularda ise tam bir belirsizlik hakimdi ama biraz uğraşı ile hepsinin üstesinden geldik.
Uluslararası ofisin sayfası başvuru kaynağımız olacak. Buradan yapılan duyuruları sıklıkta takip etmekte fayda var. Geçtiğimiz yıl ofis görüşme saatlerine bir takım sınırlamalar getirdi. Bu saatler dışında işlem yapmanız veya bir şey sormanız pek mümkün değil. Bununla birlikte ofis e-posta yoluyla iletişime açık ve belgelerin bir kısmını da e-posta olarak kabul ediyor.
Buradaki önemli nokta, e-posta iletildikten sonra ofis aranıp sözlü teyit alınması. Aksi takdirde gelen yüzlerce e-postanın arasında sizinki de kaynayabilir. Belgeleriniz işleme alınmaz vs bu iş böyle uzar gider, yani teyit almak önemli.
İpucu: Nazik bir şekilde, tıp fakültesinden geldiğinizi, artık stajyer doktor olduğunuzu hastanenin Pendik'te olduğunu, stajlara devam zorunluluğunu, bazı hocaların bu konuda sıkıntı çıkardığını anlatıp, biraz rica ederseniz istisnai olarak sizinle ilgilenebilirler. Tabi bu şekilde ofisi istismar etmeyin, bu yolu zor durumlarda kullanın.
Şimdi belgelerimize bakalım,
A. Hareketlilik Öncesi
B. Hareketlilik Esnası
C. Hareketlilik Sonrası
olarak üç zaman dilimi içerisinde bazı belgeleri, verilen süre içinde tamamlamanız oldukça önemli.
Sayfada yeteri kadar açıklama yapılmış, kısaca bazı bilgilendirmelerde bulunacağım.
A.Hareketlilik Öncesi
Başvuru formu / Application Form
Federico II için, bir süre sonra size e-posta yolu ile bir kullanıcı kodu ve şifresi veriliyor. Okulun BYS'ye benzer sistemine girip bilgilerinizi doğrulunu teyit ediyorsunuz. Böylece işlem tamamlanmış oluyor. Karşı kurum ile ilk kez iletişime geçtiğinizde biraz şaşırabilirsiniz. Zira Federico II'ya attığım tüm resmi e-postalara, gayet özensiz, gayri resmi cevaplar geldi. Daha İtalya'ya gitmeden kültürünü hissetmeye başladım, adamlar çok rahatlar. Yine de siz resmi yazın ki ciddiye alsınlar.
Kabul mektubu / Acceptance Letter
Burada öğrenim süreniz belirtiliyor. Benim belgemi posta yoluyla okula iletmişler. Bir çok yazışmanın ardından mutlu mesut almaya gittiğimde gördüm ki program bitişi temmuz olarak yazılmış. Yani altı değil beş ay olarak yazılmıştı, Federico II'nun genel programına göre otomatik bir belge hazırlanmış ve gönderilmiş. Durumu karşı ofise bildirince, tıp fakültesi koordinatörü onaylarsa uzatabileceğini belirtti. Bu sefer tekrar bir takım (Son zamanlarda CAPSLOCK ile yazıyordum.) yazışmaların ardından Ağustos olarak değiştirilmiş belgemi 2-3 gün içinde e-posta yoluyla aldım. Peki ya ıslak imza? Renkli çıktı ile gittiğim İtalyan konsolosluğu bunu pek önemsemedi, fakat başka zamanda veya başka konsolosluklarda sorun çıkabilir dikkat! O yüzden belgeleri sıkı takip edin durumlarını sürekli soruşturun.
Öğrenim Anlaşması / Learning Agreement
Karşı kurumun size göndereceği "Learning Agreement" formunu itina ile dolduruyoruz. Kurum koordinatörüne imzalattıktan sonra karşı kuruma iletiyoruz. Onlar da imzalayıp size geri gönderecek.
Tüm belgelerde olduğu gibi bu da ofise iletilecek.
Ayrıca tüm belgelerin üçer kopyasını hazırlanmanız faydalı olur. Böylece bir kopya kendinizde, bir kopya kurum koordinatörünüzde, bir kopya da uluslararası ofiste kalabilir.
Tüm belgelerde olduğu gibi bu da ofise iletilecek.
Ayrıca tüm belgelerin üçer kopyasını hazırlanmanız faydalı olur. Böylece bir kopya kendinizde, bir kopya kurum koordinatörünüzde, bir kopya da uluslararası ofiste kalabilir.
Akademik Eşdeğerlilik Belgesi
Bu belge sizin hangi dersleri alacağınızı gösteriyor. Bu konu biraz keşmekeşli. Eğer daha önceden birilerinin gittiği bir üniversiteye gidiyorsanız, onların belgeleri üstünden bir çalışma yapmak faydalı olacaktır. Biz bir üst dönemin programını neredeyse hiç bozmadan geçirdik. Bazı ufak değişiklikler yapmak gerekebiliyor. Bu sebeple dönem başlamadan konu üzerinde fikir sahibi olmalısınız. Çünkü buradaki derslerinizi de ona göre seçmeniz ve BYS'ye işletmeniz gerekecek.
4. sınıflar için tavsiyem, dahiliye stajını kesinlikle burada almaları, üstüne diğer stajları eşleştirmeleri. İstenirse dahiliye de orada alınabilir, fakat Erasmus şartlarından ötürü aynı verimi alamayabilirsiniz.
Dersleri eşleştirirken dikkat edilecek noktalar, buradaki dersler ile oradaki derslerin aynı öğrenim hedeflerini içeriyor olması, isim ve program benzerliği. Bunlarda bir sıkıntı olursa "Fakülte Kurulu'nda" belgeniz onaylanmayabilir. Bu kurul belli aralıklarla toplanıyor, bu sebeple süre kaybetmemek için bir sonrakine yeni belgeniz hazır olmalı. Bu konuda şüpheniz varsa, kurum koordinatörü ile durumu görüşmeli ve görüşlerini almak faydalı olur.
Federico II için stajları eşleştirmek oldukça kolay. Derslerin hemen hemen hepsinin eşiti var. Yalnızca bazen bir staj bloğu için oradan 3-4 farklı ders almanız gerekebiliyor. Bu da stajların sayısını arttırıyor, tabi bunu orada gayri resmi bir şekilde çözebilirsiniz.
Bu belgeler uluslararası ofis tarafından hazırlanır. Bürokratik işlemlerinizi kolaylaştırmak içindir.
Yabancı dil yazısı, karşı kuruma yabancı dil seviyenizi kanıtlamak için hazırlanabilir, veya hazırlık okuduysanız transkriptinizde dil seviyeniz belirtilmiştir.
Vize yazısı herkes için önemli, karşı kurumun kabul yazısının yanında elinizi kuvvetlendiren bir diğer belge. Asıl işlevi ise, hibe alıyorsanız bunun yazılı olarak konsolosluğa kanıtıdır.
İtalyan konsolosluğu vize için, kalınacak gün*€30 miktarında parayı hesabınızda görmek istiyor.
6 ay/180 gün*€30 = €5400 hibesiz kişiler için hesapta istenen miktar. (Karşılığı kadar TL, $ veya başka bir para birimi olabilir.)
6 ay*€500 = €3000 size ödenecek hibe miktarı
Geriye kalan tutar €2400 ise hibe alanlar için hesapta olması gereken minimum tutar. Burada dikkat edilecek nokta, hesabın kendi üstünüze olmasıdır. Evet kimse demez mi sen öğrencisin bu kadar parayı nereden buldun? Konsolosluk sormuyor, parayı kendi hesabında göster yeter diyor. Hesap yeni mi açılmış ona da bakmıyor. Yani geçici hesap açıp vize alındıktan sonra kapatılabilir.
4. sınıflar için tavsiyem, dahiliye stajını kesinlikle burada almaları, üstüne diğer stajları eşleştirmeleri. İstenirse dahiliye de orada alınabilir, fakat Erasmus şartlarından ötürü aynı verimi alamayabilirsiniz.
Dersleri eşleştirirken dikkat edilecek noktalar, buradaki dersler ile oradaki derslerin aynı öğrenim hedeflerini içeriyor olması, isim ve program benzerliği. Bunlarda bir sıkıntı olursa "Fakülte Kurulu'nda" belgeniz onaylanmayabilir. Bu kurul belli aralıklarla toplanıyor, bu sebeple süre kaybetmemek için bir sonrakine yeni belgeniz hazır olmalı. Bu konuda şüpheniz varsa, kurum koordinatörü ile durumu görüşmeli ve görüşlerini almak faydalı olur.
Federico II için stajları eşleştirmek oldukça kolay. Derslerin hemen hemen hepsinin eşiti var. Yalnızca bazen bir staj bloğu için oradan 3-4 farklı ders almanız gerekebiliyor. Bu da stajların sayısını arttırıyor, tabi bunu orada gayri resmi bir şekilde çözebilirsiniz.
Vize/Pasaport ve yabancı dil yazısı
Yabancı dil yazısı, karşı kuruma yabancı dil seviyenizi kanıtlamak için hazırlanabilir, veya hazırlık okuduysanız transkriptinizde dil seviyeniz belirtilmiştir.
Vize yazısı herkes için önemli, karşı kurumun kabul yazısının yanında elinizi kuvvetlendiren bir diğer belge. Asıl işlevi ise, hibe alıyorsanız bunun yazılı olarak konsolosluğa kanıtıdır.
İtalyan konsolosluğu vize için, kalınacak gün*€30 miktarında parayı hesabınızda görmek istiyor.
6 ay/180 gün*€30 = €5400 hibesiz kişiler için hesapta istenen miktar. (Karşılığı kadar TL, $ veya başka bir para birimi olabilir.)
6 ay*€500 = €3000 size ödenecek hibe miktarı
Geriye kalan tutar €2400 ise hibe alanlar için hesapta olması gereken minimum tutar. Burada dikkat edilecek nokta, hesabın kendi üstünüze olmasıdır. Evet kimse demez mi sen öğrencisin bu kadar parayı nereden buldun? Konsolosluk sormuyor, parayı kendi hesabında göster yeter diyor. Hesap yeni mi açılmış ona da bakmıyor. Yani geçici hesap açıp vize alındıktan sonra kapatılabilir.
Pasaport yazısına gelecek olursak, eğitim, spor, kültürel vb faaliyetler için öğrencilerin yurt dışına çıkışlarında pasaport harcından muaf alma hakkı vardır. Pasaport süresi 6-24 ay olarak belirlenir, genelde 12 aylık olarak verilir. Bu sebeplerle yurt dışına çıkıyorsanız, fakülteye bir dilekçe ile durumu belirtiyorsunuz. Fakülte de size pasaport yazısı hazırlıyor. Bunu uluslararası ofisten almak zorunda değilsiniz yani. Aldığınız belge ıslak imzalı olmalı sonra Bostancı'da bulunan vergi dairesi gidip belgenize mühür ve imza vurduruyorsunuz ve artık harçtan muafsınız! Bankaya sadece pasaport defter bedelini yatırıp, pasaport yenilemeye giderken bunu da yanınızda götürüyorsunuz. Bu kadar basit!
İpucu: Interrail için de bu haktan yararlanabiliyorsunuz. Eğer fakülteniz bunun için belge hazırlamak istemezse, biraz araştırma yaparak yurt dışında yapılan bölümünüzle ilgili bir etkinliğe katılmak istediğinizi belirten bir dilekçe ile yine aynı belgeyi temin edebilirisiniz.
Öğrenci sözleşmesi
Hibeli öğrenciler ise önce, Halkbank Kuyubaşı şubesinde vadesiz euro hesabı açmalılar. Şubeye gidince durumu belirtin onlara, size doldurmanız için bazı belgeler verecekler.
Kısaca hibeden bahsedelim. Gideceğiniz ülkelere göre farklı miktarlarda hibe alıyorsunuz. Sitedeki tabloda miktarları ve ülkeleri görebilirsiniz. Üniversite ilk olarak verdiğiniz belgelere göre kalacağınız süre üzerinden ödenecek hibeyi hesaplıyor ve %80 kadarını zamanı gelince belirtilen hesaba aktarıyor. Belgeleri ne kadar önce tamamlayıp bitirirseniz, hibenize de o kadar erken kavuşursunuz. Benimkisi vardıktan bir ay sonra yatmıştı. Ofis mail ile belirtince haberim olmuştu. Hibenin geri kalan %20lik kısmı ise, ülkeye dönüp belgelerinizi eksiksiz teslim etmeniz ve derslerinizi saydırmanız halinde aynı hesaba epeyce bir süre geçtikten, siz onu unuttuktan sonra, yatırılıyor.
6 aydan fazla kaldığınızda ek günler için size ek ödeme yapılmıyor. Belirttiğiniz süre 6 aydan kısa iken, uzaması halinde, oradayken ofise belgelerle ispat ederseniz, ek günler için ödeme yapılır. Bununla birlikte yine maksimum ödeme 6 aya kadar olur.
Belgelerde belirttiğiniz süreden önce dönmeniz halinde, dönüşünüzde yapılan hesaplamalara göre, fazla yatırılan kısım, %20lik geri ödeme kısmından düşürülür. Eğer eksi bakiyeye düşerseniz okula borçlu çıkarsınız.
İpucu: Hibe genelde siz vardıktan sonra yatıyor. Bu sebeple hesabı aile bireylerinizden biriyle açmanız, onlara hesabı kontrol etme hakkı tanır.
Bu mümkün değilse internet bankacılığı üstünden de işlerinizi halledebilirsiniz.
Hibenin zaten %80lik kısmı yatacağı için öğrenim sürenizi alabileceğiniz en üst sınırdan alın. Bu sayede erken dönseniz bile yaklaşık olarak %20lik kısımdan mahrum kalırsınız. Fakat bu durumda alacağınız net hibeyi peşinen almış olursunuz.
OLS Lisansı
Açılımı Online Linguistic Support olan, AB tarafından hazırlanmış güzel bir sistem. Amaç öğrenim değişimi boyunca yabancı dilinizi geliştirmek. Bu sebeple gideceğiniz ülkenin dilini seçmek önemli. Bir takım dersler ve materyaller içeren sisteme ofisin göndereceği şifre ile kayıt oluyorsunuz. Belirli bir süre içinde, değişim öncesinde bir sınava giriyorsunuz. Dönünce yine belli bir süre içinde bitirme sınavına giriyorsunuz. Sonunda ne kadar ilerlediğinizi görebilir ve AB içinde geçerli bir dil belgesi alabilirsiniz. Bu sistemi kullanmadığıma çok pişmanım! Zira yabancı arkadaşlar bundan oldukça yararlandı. Önemli nokta, site tablette çalışmıyor bunun için bilgisayara ihtiyacınız var. Ben notebook götürmediğim için kullanamadım.
Gitmeden önce vakit ayırıp o ülkenin diline biraz aşinalık kazanır, bu sistem üzerinden de çalışırsanız Erasmus ortamında yabancı dilinizi geliştirmek, yeni bir dil öğrenmek hiç de zor değil.
Gitmeden önce vakit ayırıp o ülkenin diline biraz aşinalık kazanır, bu sistem üzerinden de çalışırsanız Erasmus ortamında yabancı dilinizi geliştirmek, yeni bir dil öğrenmek hiç de zor değil.
Pasaportun vize ve kimlik sayfaları
Gidiş uçak bileti
Öğrenci belgesi
B. Hareketlilik Esnası
Varış konfirmasyon Formu / Arrival form
Bu belgeyi karşı kurumun uluslararası ofisinden vardığınızda alacaksınız ve e-posta yoluyla kendi uluslararası ofisimize göndermelisiniz.
Bunu ne kadar erken alırsanız o kadar iyi, hatta mümkünse uçaktan iner inmez ofisin kapısına dikilin.
"Varış belgesi" ve "Ayrılış belgesi" önemli, eğitim süreniz buna göre hesaplanacak ve dönüşte hibe miktarınız da bu süreye göre yeniden hesaplanacak.
Bunu ne kadar erken alırsanız o kadar iyi, hatta mümkünse uçaktan iner inmez ofisin kapısına dikilin.
"Varış belgesi" ve "Ayrılış belgesi" önemli, eğitim süreniz buna göre hesaplanacak ve dönüşte hibe miktarınız da bu süreye göre yeniden hesaplanacak.
Ders değişikliği
Olur da yaptığınız programda bir sıkıntı çıkar değiştirmek isterseniz, o zaman "Learning Agreement" belgesinin sonunda değişiklik kısmı var. Oradaki gerekli yerleri doldurup, karşılıklı olarak bölüm koordinatörlerinize imzalatarak bu işi çözebilirsiniz.
C. Hareketlilik Sonrası
Katılım Sertifikası / Cerificate of Attendance
Ayrılış belgesi dediğim bu belge, varıştaki belgenin aynısı. Bu sefer giriş tarihinizle, çıkış tarihiniz yazıyor. Yine hem karşı kurumun belgesi hem de Marmara'nın belgesi hazırlanabilir. Mümkün olan en geç tarihte alınması faydalı olur. Bunu yapayım derken de ofisin tatile çıktığı vakte denk gelmeyin, eldeki bulgurdan da olmayın. Bu yüzden ofisle yazışıp randevu almak faydalı olur.
Transkript
Karşı kurumun bölüm koordinatörü bu belgeyi, sizin oradayken doldurmanızı istediğini, staj-ders belgelerini teslim etmenizden sonra hazırlayacak. İtalya'da her zamanki gibi belge işlemlerini yaptırmak büyük sıkıntı. "Bugün git, yarın gel" yapıyorlar. Tüm belgeleri zamanında teslim etmeme karşın, koordinatör bir türlü transkiptimi hazırlamadı. Bir aydan bir süre sonra artık, "Yarın bu belgeyi teslim etmem gerek yoksa Erasmus programın yanacak." konulu bir e-posta atınca, transkriptim ışık hızıyla ulaştı.
Çevrimiçin Bireysel Katılımcı Formu
Basit bir form. Epey bir süre sonra kayıtlı e-posta adresinize geliyor.
Programdan memnun kaldınız mı, gönderen kurum, gittiğiniz kurum nasıl iletişim kurdu vs şeklinde sorulardan oluşuyor. Yanıtlanması zorunlu, çok vaktinizi almıyor.
Programdan memnun kaldınız mı, gönderen kurum, gittiğiniz kurum nasıl iletişim kurdu vs şeklinde sorulardan oluşuyor. Yanıtlanması zorunlu, çok vaktinizi almıyor.
Dönüş Seyahat Bilgileri
Uçak biletiniz, biniş kartları ve pasaportunuzdaki giriş çıkış mühürlerinin olduğu sayfanın fotokopisini ofise teslim ediyorsunuz.
Akademik Tanınma Belgesi
Bu formu transkriptiniz ve "Learning Agreement" belgesine göre doldurup, fakülte koordinatörüne iletiyorsunuz. O gerekli işlemleri yaptıktan sonra, aldığınız notlar BYS'ye işlenmiş olacak. Açıklama kısmında DP (Değişim Programı) yazacaktır. Eğer İtalya'da iseniz aldığınız notlara gururla bakabilirsiniz.
Öğrenci Bilgi Formu
Bir takım bilgileri, öğrenci belgesi kimlik numarası vs doldurduğunuz basit bir form.
Evet oldukça fazla belge varmış gibi gözüküyor. Fakat gözünüz korkmasın, belgeleri sıkı takip ederek, ilgilileri sıkıştırarak tüm işlemlerinizi çözebilirsiniz.
Sonunda Erasmus varsa bu kadar belge işi de doğal olarak çekiliyor.
Sonunda Erasmus varsa bu kadar belge işi de doğal olarak çekiliyor.
